E-Mail-Verkehr organisieren

E-Mail-Verkehr organisieren

Angestellte verbringen zirka 50 % ihrer Arbeitszeit damit, Texte zu lesen und zu schreiben. Wie viel Zeit für diese Arbeit drauf geht, hängt von der Organisation ihrer Schreibprojekte ab. Ein Großteil der Büroangestellten arbeiten ihre Schreibaufgaben so ab, wie sie auf dem Tisch landen, ohne Prioritäten zu setzen. Die Ergebnisse sind oft frustrierend. Die Büroangestellten springen von Projekt zu Projekt, vernachlässigen Texte, die wichtiger waren, aber warten mussten und haben keine Zeit zum Nachdenken. Am Ende des Tages sind sie erschöpft und ausgelaugt.

Vor allem der E-Mail-Verkehr nimmt viel Zeit in Anspruch. War es früher noch toll, E-Mails zu erhalten, setzen sie heute die meisten Büroangestellten unter Druck – in dem Denken, Mails sofort beantworten zu müssen. Das muss nicht sein. Mit einigen Strategien kann der Papierkram und vor allem der E-Mail-Verkehr effektiv erledigt werden.

Seien Sie unerreichbar!

Sie kennen das sicher! Sie fahren morgens Ihren Rechner hoch und prüfen als Erstes Ihre Mails. So weit so gut! Sicherlich prüfen Sie im Laufe des Tages immer wieder Ihre Mails, beantworten diese, bearbeiten zwischendurch andere Projekte – um diese Mails abzuarbeiten.

Versuchen Sie es mal anders herum. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie sich ausschließlich um Ihre Mails kümmern. Das kann morgens vor dem ersten Ansturm und nachmittags eine Stunde vor dem Feierabend sein. Niemand zwingt Sie, alles sofort abzuarbeiten. Anfangs erfordert diese Vorgehensweise eine gewisse Kaltblütigkeit. Doch denken Sie daran: Wenn etwas wirklich wichtig ist, kommt Derjenige persönlich oder ruft an.

Sortieren Sie Mails

E-Mails, die an Sie mit dem CC-Vermerk geschickt wurden, sind in den meisten Fällen nicht dringend. Sie dienen Ihren Kollegen oft lediglich dazu, sich selbst abzusichern. Solche Mails sollten Sie in ein separaten Ordner schieben. So können Sie später darauf zurückgreifen – sollten sie wirklich mal wichtig werden.

Dasselbe machen Sie mit E-Mails, von denen Sie nicht sicher wissen, ob Sie wichtig sind oder wichtig werden. Das können Angebote an Sie sein oder Anfragen.

Arbeiten Sie mit aussagekräftigen Betreffzeilen

Unter Kollegen sind nichtssagende Betreffzeilen weit verbreitet. Anstelle des wahren Betreffs steht dann “Wenn du Lust hast”, etc. Der Empfänger Ihrer Mail kann den wahren Grund Ihrer Mail nicht erkennen und schiebt Sie wahrscheinlich erst einmal in den “Nicht so wichtig”-Ordner. Sie warten ewig auf eine Antwort.

Sie vermeiden solche Wartezeiten, indem Sie gleich von vornherein aussagekräftige Betreffzeilen wie “Ausbau Empfangshalle: Entscheidung Vergabefristen” für Ihre Mails verwenden.

Der Empfänger erkennt so schnell den Grund Ihrer Mail, wird schneller reagieren und Sie können früher weiter an der Sache weiterarbeiten.

Schweifen Sie nicht ab

Lange Mails sollten im Berufsleben tabu sein. Kaum jemand hat die Zeit, sich einen halben Roman durchzulesen. In den meisten Fällen genügen die Anrede, eine aussagekräftige Betreffzeile, eine oder zwei Zeilen und die Grußformel. Nicht nur Sie sparen Zeit, sondern auch Ihre Empfänger. Sollte noch mehr Klärungsbedarf bestehen, sollten Sie dann lieber zum Telefon greifen. Das spart Zeit.

BCCs und CCS – unnötige Arbeit, die vermieden werden kann

Einige Büroangestellte sind sich Ihrer Sache nicht sicher und möchten sich zusätzlich bei Kollegen absichern. Dann geraten unzählige BCCs und CCs-Mails in den Umlauf. Das führt nicht selten zu Rückfragen – und damit zusätzlicher Arbeit.

Grenzen Sie die Zahl Ihrer BCCs und CCs ein und verschicken Sie Ihre Mails wirklich nur an Leute, für die der Inhalt Ihrer Mail wichtig ist. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Eine Mail pro Thema

Kennen Sie die Endlos-Mail mit unzähligen Rückantworten, bei denen am Schluss niemand mehr weiß, worum es eigentlich ging? Schreiben Sie deshalb pro Thema bzw. Sachverhalt auch nur eine Mail.

Je mehr verschiedene Inhalte Sie in eine Mail packen, umso schwieriger wird es für Sie und dem Empfänger, sich auf einen Sachverhalt zu konzentrieren.

Schwierige Mails aufheben

Nicht jeder Sachverhalt ist leicht zu beantworten. Einige Projekte erfordern noch eine gewisse Zeit zum Nachdenken. Um keine voreiligen Mails ohne Aussagekraft zu verschicken, sollten Sie Mails, die mehr Konzentration erfordern, in einen Extra-Ordner verschoben und in ruhigen Momenten bearbeitet werden. So sparen Sie sich Nachfragen und damit zusätzliche Arbeit.

Streitigkeiten nicht per Mail lösen

Das geschriebene Wort zeigt nicht die Mimik und die Tonalität des Schreibenden. Das kann zu Missverständnissen führen. Konflikte bzw. Unklarheiten sollten Sie deshalb nicht in Schriftform klären. In solchen Fällen lohnt sich der Griff zum Telefon eher. So können Sie Unklarheiten schneller und risikoloser beseitigen.

Denkzeit einplanen

Inzwischen bieten viel Mail-Anbieter die kostenpflichtige Rückhol-Funktion an. D. h. Sie können eine Mail, die Sie verschickt haben, zurückholen. Meistens handelt es sich um sogenannte Schnellschüsse, die wenig später bereut werden.

Emotionale Mails sollten nicht sofort verschickt, sondern vielmehr als Entwurf gespeichert werden. Dasselbe gilt für wichtige Mails, die eine hohe Sorgfalt erfordern. Sehen Sie sich solche Mails in einem ruhigen Moment noch einmal an. Sie werden feststellen, dass in der Hektik des Büroalltags viele Fehler ausgebügelt werden müssen, bevor die Mail verschickt werden kann.

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